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派遣エンジニアが思ったことを書いていくブログです

上位者に対して承認をもらうためのポイントをまとめてみた

はじめに

最近は承認依頼をもらうために技術連絡書(Engineering Communication Sheet)の作成が増えています。技術連絡書の定義は会社によって異なりますが、私の派遣先は他部署や客先から依頼を受けた技術的な内容に対して状況整理し、回答していくというのがメインとなります。

 

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これまでも我流の技術書類で何とか進められていましたが、作り方に対して遂にツッコミが入ってしまいました。ただ、心に留めてしまうのも勿体ないので指摘された注意点についてまとめてみました~というのが今回の内容です。

 

1 承認者にどこを見てもらいたいのか、焦点を絞る

以前は書類を多く格納していました。というのも、上位者に状況を理解してもらうには参考となるものを漏れなく用意する必要があるだろうと考えていたからです。

もし、上位者がじっくり見る時間があるのならばそれでもよいと思いますが、基本は配下のメンバー以上のタスクを持っているため、承認をするための時間というのはわずかです。

そのわずかな時間でも概要を理解できるような資料づくりを進めていくべきでした。それこそ、漏れなく用意した資料は上位者から質問をされたときに備えておく位の考えがよいでしょう。

 

2 依頼元からの要望を説明する

客先や他部署が求めていることは何なのか、その上で私が何をしなければいけないのかをきちんと書きなさいということですね(笑)。

恥ずかしながら、技術連絡書には後述する要望に応えた結果しか書いていなかったため、このような指摘をいただきました。

ただ結論だけ書いても、動く背景がわからなければ上位者はOKもNGも判断できません。これは当然のことだと思いました。

 

3 依頼元からの要望に応えた結果を説明する

実際に対応したことについては以前から書いていたので、大きな指摘はありませんでしたが、上述した相手の要望と自分がやらなければいけないことと関連付けられた内容が記載されているのかには注意したほうがいいでしょう。

技術連絡書に書かれているアウトプットはどうなっているからOKと判断するのかが重要ですからね。繰り返しになってしまいますが、目的に沿っていない動きをした所で何の意味もないです。

 

4 残対応があればそれも付け加える

技術連絡書の内容がOKになることで長期対応が必要となる場合はその計画についても見えるようにする必要があります。

指摘を受けた時の連絡書は他部署が求めている項目に対して回答するだけでしたが、新規製品開発用の技術連絡書の場合だと打ち合わせだの、試作品の受け取りだの多くの対応が入ってきます。そういったことも見えるようにしていかなければいけないということです。

 

おわりに

一通り文としてまとめて思ったのは、ストーリーを作ることの重要性です。報告書を見ることで自分がやってきたことを疑似的に体験できるような報告書が理想だと思いました。こんなの基礎の基礎だと言われればそれまでではあるのですが、こういった指摘をいただけるのはありがたいことです。

報告書を作る機会は今後もあるので、まずは必要項目のテンプレートを作成して、埋めていくという方式をとっていこうと考えています。